En 2022 le secteur Archives de la recherche a entamé un vaste chantier de rétroconversion et de refonte du catalogage de l’ensemble des fonds d’archives de la Médiathèque¹. La nécessité de regrouper les bases de données dispersées s’est imposée dans un contexte de vulnérabilité numérique. En effet, le logiciel Alexandrie qui propulsait Ganoub a été racheté par la société Archimed/Alfeo et son développement s’est arrêté en 2021², tandis qu’en 2022 une étude sur AtoM, sur lequel  l’iconothèque avait bâti son système documentaire a révélé l’obsolescence technique imminente de ce logiciel ainsi que ses limites en matière d’intéropérabilité³.

Nous avions déjà été confrontées, à la Phonothèque, à l’adversité des disparitions numériques⁴, aussi le choix d’un nouveau système d’information a été rapide : plus question d’utiliser des logiciels propriétaires ou des formats exotiques. Depuis 2013, la phonothèque était engagée dans la reprise du catalogage sur Calames, développé et maintenu par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (Abes). La plateforme, conforme aux principes FAIR, est celle sur laquelle nous avons choisi de travailler désormais : maintenue au niveau national, elle est collaborative, interopérable, fournit des URL stables et facilite la saisie du format EAD.

En ce début de mois de septembre l’équipe du secteur Archives de la recherche, désormais experte dans le catalogage en EAD, termine l’entière rétroconversion de la base Ganoub qui a pu se dérouler sans encombre grâce au soutien d’un financement de l’Abes et du recrutement d’une archiviste en apprentissage⁵ financé par la Médiathèque avec le soutien du CNRS. Près de 10 000 références (tous types d’archives confondus) sont désormais accessibles sur la nouvelle interface de notre site Calames à cette adresse :

https://calames.abes.fr/pub/mmsh.aspx

De l’importance de l’intéropérabilité des données : Tout instrument de recherche a besoin de partager ses données pour les faire connaître et faciliter les réusages. Tout comme cela était possible pour Ganoub, les notices de la plateforme Calames s’affichent par moissonnage dans d’autres méta-catalogues⁶ comme  Isidore ou France Archives, lui même moissonné par le catalogue Archives Portal Europe.

Les fonds du secteur archives de la recherche rejoignent donc les fonds d’institutions d’archives de toute la France et de l’Europe.

Pour garder trace du travail réalisé, les deux bases Archimède (32 collections) et Ganoub (237 collections) ont été archivées sur la Wayback Machine. La base Ganoub était moissonnée par Isidore depuis les débuts du moteur. Elle proposait l’affichage de 8 449 notices. Nous avons archivé quelques pages sur la Wayback Machine puisque très bientôt seul le catalogue sur Calames sera moissonné. Or Isidore, par une analyse automatisée des données, offre des éléments de synthèse intéressants et inédits, comme l’affichage par années de collecte des enregistrements sonores. Nous vous avons capturé quelques pages d’écran pour en conserver le souvenir.

En conclusion sur notre choix… nous vous renvoyons vers cette courte pastille vidéo réalisée en mars 2023, lorsque l’Abes nous demandait  « Calames pour nous, c’est… ». Diffusée lors de la Journée réseau Calames 2023 « Le voyage des données : à la conquête des publics » à la BULAC le 16 juin 2023, elle résume les atouts FAIR que représentent pour nous le choix de documenter les fonds du secteur archives de la recherche sur ce catalogue collectif national.

Quelques interfaces capturées en souvenir :

Détail de la présentation des documents sonores archivés à la phonothèque de la MMSH par date d’enregistrement produite par le moteur Isidore

Capture d’écran d’Isidore après moissonnage de Ganoub

Et les pages des micro thesaurus de Ganoub qui vont disparaître au profit d’IdRef, les voilà sous ses différents affichages :

• Thesaurus thématique
• Thesaurus des lieux : la liste permutée au format pdf ou archivée sur la Wayback Machine
• Thesaurus des noms propres
• Thesaurus des dates et périodes
• Thesaurus des instruments de musique
• Thesaurus des titres uniformes : la liste permutée des titres uniformes au format pdf, la liste des titres uniformes par ordre alphabétique au format pdf, la liste archivée sur la Wayback Machine et un export au format SKOS du microthesaurus des titres uniformes indexés sur la base Ganoub (Cote : Ganoub_001_skos_TU)

1. Historiquement, le terme de rétroconversion désigne la conversion d’un catalogue sur support papier vers un catalogue informatisé. La Médiathèque était constituée jusqu’en 2021 – outre la bibliothèque – de deux grands secteurs la phonothèque et l’iconothèque documentés sur deux bases de données différentes. La rétroconversion engagée en 2023 a permis leur réunion. La totalité de la base Ganoub, gérée par le logiciel Alexandrie a été transféré en EAD, standard international de description des archives tandis qu’une large partie de base Archimède est déjà intégrée. [↩]
2. Transférer les données vers le nouveau logiciel développé par Alfeo aurait coûté plus de 15 000 euros et le format utilisé, UNIMARC, ne correspondait pas à la gestion de nos archives. [↩]
3. Le rapport a été rendu public en 2023 par le consortium DISTAM, en ligne sur leur carnet de recherche : https://distam.hypotheses.org/4941. [↩]
4. La première base de données de la phonothèque était gérée sur le logiciel Texto de Chemadata, racheté par la société  CinCom en 1997. Puis, à la demande du service informatique de la MMSH, c’est le logiciel Access de la suite Microsoft qui a été utilisé. Ensuite le choix s’est porté, après l’établissement d’un cahier des charges, sur le logiciel Alexandrie de la société GB Concept. Le logiciel est passé en full web en 2013, ce qui a nécessité un changement radical de la structure de la base de données Ganoub qui, à partir de ce moment là, a été hébergée sur les serveurs du centre de calcul de l’IN2P3 via la grille de services Huma-Num. [↩]
5. Adèle Werner, en M2 à l’ENSSIB, a participé au projet et s’est engagée dans la rétroconversion de 18 collections. [↩]
6. Le moissonnage permet de récolter des métadonnées sur un catalogue ou une base de données distant(e) de manière régulière et automatique, grâce à l’interopérabilité, c’est-à-dire à l’utilisation de mêmes protocoles techniques et standards de description. Pour l’échange de notices documentaires de bibliothèques c’est principalement le protocole Z39.50 qui est utilisé. Dans les archives ouvertes, c’est le protocole OAI PMH. [↩]

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