Les 20 et 21 mars 2024, nous, bibliothécaires et archivistes de la Médiathèque de la MMSH, avons suivi une formation approfondie au catalogage en EAD sur Calames.  Celle-ci était dispensée par deux archivistes indépendants, Annick Boissel et Jean Mambré, qui ont développé une expertise sur la description des archives sur Calames et sur les imports structurés en masse en EAD.

L’équipe du secteur Archives de la recherche est actuellement constituée de trois personnes, dont deux arrivées récemment¹. Notre secteur travaille également régulièrement avec d’autres archivistes, qu’il s’agisse de professionnel·les indépendant·es dans le cadre de programmes spécifiques financés ou de contrats à durée déterminée en lien avec des projets de recherche dans lesquels la Médiathèque est impliquée.

Le secteur Bibliothèque de la Médiathèque, par ailleurs, s’intéresse à notre processus de travail, non seulement par leur proximité mais aussi parce que nous partageons différents outils, dont IdRef². De plus, plusieurs collections d’ouvrages ont été données par des chercheur·e·s qui ont aussi fait don de leurs archives, d’où l’intérêt de lier leur signalement pour valoriser nos fonds et favoriser les recherches autour d’un même producteur.

L’équipe souhaitait donc organiser une formation à l’EAD qui pose la problématique de la pratique d’une norme par des catalogueur·euses multiples et la complexité d’un import EAD sur la plateforme Calames (une première formation sur Calames avait déjà été organisée à Aix-en-Provence du 10 au 12 mai 2015).

Ainsi, au cours de ces deux jours, nous avons pu acquérir une connaissance approfondie de l’EAD dans le contexte des archives de la recherche et de fonds multilingues. Le secteur Archives de la recherche mène actuellement un projet de rétroconversion dans le contexte de l’arrêt imminent de la maintenance de notre catalogue Ganoub. Nous avons choisi de référencer nos fonds vers Calames³, ce qui présente plusieurs avantages :

• c’est un catalogue national, ce qui signifie que des moyens sont mis à disposition pour son développement et son entretien ;
• il est commun avec les 64 autres établissements (au 1^er janvier 2023) du réseau Calames ;
• aussi, il s’enrichit au fil des acquisitions et du travail de description ;
• le fait que les fonds soient décrits en EAD facilite l’interopérabilité et leur réutilisation   ;
• ainsi, l’EAD permet le moissonnage par le portail des archives de France et le portail européen des archives.

Une vidéo qui récapitule l’intérêt et les enjeux de Calames pour le secteur des Archives de la recherche a été réalisée par les archivistes , et est accessible ici.

Cette migration vise à garantir l’accessibilité de nos ressources archivistiques mais aussi la conservation de l’histoire de la Phonothèque et de ses outils/technologies, ainsi que la richesse de la description qui était donnée sur Ganoub. En effet, c’est parce que nous souhaitons garder une trace de cette base de données que nous utilisons aussi la Wayback Machine pour citer les corpus et conserver l’interface visuelle. La rétroconversion implique la conversion du format de description, qui était structuré pour un export en Dublin Core, pour aller vers un nouveau format : l’EAD.

EAD signifie Encoded Archival Description (Description Archivistique Encodée). C’est un format ouvert basé sur le langage XML et conforme à la norme internationale de description archivistique ISAD(G). Il permet de structurer des descriptions de manuscrits et de documents d’archives de manière hiérarchique, en restituant précisément l’imbrication des composants (séries, collections, corpus) et sous-composants (dossiers, documents), ce qui permet de décrire la complexité des fonds et leur organisation arborescente. De plus, par interopérabilité entre les systèmes informatiques documentaires, ce format recommandé et largement utilisé à l’international facilite l’intégration des données dans des portails et catalogues collectifs, comme c’est le cas pour Calames. La Phonothèque (aujourd’hui intégrée dans le secteur Archives de la Recherche) y a fait son entrée en 2013.

Une partie de la formation était consacrée à la présentation des grands principes des normes ISAD(G) et DeMArch, du standard d’encodage EAD et de sa DTD. Elle a permis le partage d’expériences concernant la rétroconversion et l’interrogation d’inventaires et d’instruments de recherche, ainsi que la découverte (ou révision) de divers outils permettant :

• l’édition (Visual Studio Code ; Sublime Text ; Kate). Kate est un logiciel libre ; les deux autres sont propriétaires mais gratuits⁴ ;
•  la validation XML/EAD (XML Copy Editor ; Oxygen XML Editor ; XMetaL). Les deux derniers sont des logiciels propriétaires et payants ;
• le nettoyage, la transformation et la conversion de données tabulaires en vue de l’import ou de la rétroconversion de données. Ces dernières opérations sont réalisables avec un logiciel tableur/de données tabulaires (CSV, TSV) tels que LibreOffice Calc ou Microsoft Excel, ou bien avec des logiciels dédiés, comme OpenRefine.

L’autre partie de la formation était consacrée à l’approfondissement des connaissances sur la curation des données, l’alignement des vocabulaires, l’indexation et nous avons collectivement réfléchi au contrôle qualité : quelle visibilité et lisibilité des collections pour le public ? L’indexation en est une étape clé. En effet, les archivistes et bibliothécaires attribuent des notices d’autorité grâce à IDRef. Par exemple, le fonds Henri-Paul Brémondy porte plusieurs de ces notices, dont une autorité personne  à savoir le nom du chercheur ‘Brémondy, Henri-Paul (1952-2004)’, auquel va être associé l’identifiant IDRef, en l’occurence ici : 258144491. Ainsi,  ces identifiants fournissent une méthode standardisée pour référencer et identifier les entités bibliographiques, ce qui  permet  d’avoir un identifiant stable unique et univoque.

Nos réflexions sur le vocabulaire contrôlé et le langage XML ont mené à d’intéressantes discussions sur leurs limites. En effet, la Médiathèque est spécialisée sur l’aire méditerranéenne, avec près de 140 000 ouvrages dont 40 000 en langue arabe et de 4000 périodiques dont 1000 en langue arabe. Mais le XML a été pensé comme un langage dextroverse (qui s’écrit de la gauche vers la droite) et est moins adapté pour les autres sens d’écriture, ce qui peut affecter la fluidité du balisage lors du catalogage de corpus en langue arabe. En outre, le vocabulaire contrôlé peut véhiculer une certaine vision de l’histoire/d’évènements politiques. Un collègue partageait son expérience d’indexation d’un corpus qui portait sur les villes palestiniennes détruites, et voulait indexer Jaffa, ayant été rattachée à Tel-Aviv lors de la création d’Israël. Hors, tous les identifiants IdRef associent Jaffa à Israël, ce qui efface l’existence de la ville avant 1950, qui est pourtant attestée depuis plusieurs millénaires.

D’un point de vue plus technique, nous avons aussi évoqué le cas particulier de la création d’un référentiel ‘Genres et formes’ lié à la réforme RAMEAU (Répertoire d’Autorité-Matière Encyclopédique et Alphabétique Unifié). Ce sont des mots-clés qui concernent les typologies documentaires. Certains ‘genres et formes’ comme ‘environnement sonore’, ‘chanson’, dont nous aurions besoin pour indexer les nombreuses archives orales déposées aux Archives existent dans IdRef mais pas dans Calames, donc nous les balisons dans ‘subject’. Jusqu’à présent, Calames était une liste fermée, mais bientôt d’autres typologies de documents plus riches et plus précises seront utilisables via IdRef.

Toutes ces questions font partie des métiers des professionnel·le·s de l’information. Récemment, la Médiathèque est également intervenue lors de deux journées d’études sur la collecte, l’utilisation et la sauvegarde du Web pour l’enseignement et la recherche. D’autres formations, telles que pour la rédaction de plans de gestion de données rétrospectif, ainsi que des initiatives et interventions sur les questions juridiques et éthiques ont aussi été organisées par le secteur Archives de la recherche & Phonothèque.

Nous pouvons vous accompagner sur toute question concernant l’archivage, les spécificités juridiques et éthiques relatives aux archives ou encore la gestion des données.

Références

Dublin Core. (n.d.).  BnF – Site Institutionnel. Consulté le 02 avril 2024, à l’adresse https://www.bnf.fr/fr/dublin-core

1. Emilie Groshens, archiviste, à l’automne 2021 et Adèle Werner, archiviste en contrat d’apprentissage, à la rentrée 2023. De plus, l’arrivée de Maria Luisa Langella, responsable du développement et de la curation des ressources sur les mondes arabes et musulmans, (IREMAM), dans l’équipe de la Médiathèque en février 2024 a renforcé la nécessité d’une mise à niveau commune. [↩]
2. “IdRef” signifie “Identifiants et Référentiels” et fait référence à un service d’identification et de référencement géré par l’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur (ABES) en France. [↩]
3. Calames signifie “catalogue en ligne des archives et manuscrits de l’enseignement supérieur”. Il a été conçu et développé par les équipes de l’ABES, et évolue en étroite collaboration avec un groupe d’experts représentant les bibliothèques Calames. Voir https://abes.fr/reseau-calames/le-reseau/etablissements-membres-reseau-calames/ [↩]
4. Sublime Text précise que le logiciel peut être téléchargé gratuitement mais qu’une licence doit être achetée pour continuer à l’utiliser. Il n’y a toutefois pas de limite de temps [↩]

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